Rendezvényt szervezni mindenki tud

rendezvényszervezés

Családi vacsorát vagy szülinapot már mindenki szervezett. Rendezvényszervező irodánk segítséget nyújt azoknak, akik eddig nem foglalkoztak rendezvényszervezéssel. Vannak lépések, amelyeket be kell tartani, ahhoz, hogy a jól sikerült rendezvény végén elégedett legyen. Célszerű időben tervezni és szervezni. Kezdjük hát, az egyik legfontosabb.

                                                                           Kérje ajánlatunkat online – AJÁNLATKÉRŐ ŰRLAP

Cél meghatározás, mi is ez pontosan? Tudnunk kell milyen eseményt, rendezvény akarunk szervezni.
Időpont kitűzése, ez gondolom egy értelmű…
Vendégek létszáma és életkora.
Hol? Megfelelő rendezvényhelyszín kiválasztás, lehet indoor vagy outdoor. A rendezvény jellege, létszáma és más további szempontok alapján történik a kiválasztása.
Semmiképpen sem szabad kihagyni a felsorolásból a költségek tervezését sem. Fontos már az elején tervezni és számolni!
Vendéglátási forma kiválasztása, baráti bulizást vagy díszétkezést tervezel?  Persze e két forma közt még nagyon sok további lehetőség van… fontos az ételek és italok kiválasztása. Catering szolgáltató vagy saját magunk biztosítjuk a vendéglátást?
Programok, fellépők művészek kiválasztása, időpont rögzítése, szerződéskötés. Jogdíjak tisztázása!
Dekoráció, erről oldalakat lehetne írni.
Regisztráció a rendezvény jellegéből adódik.
Vendég fogadás, hogyan, milyen formában szükséges egyáltalán?
Ruhatár kezelése, évszaknak megfelelően kezelendő. Példa: téli, karácsonyi összejövetel otthon, az előszoba fogas valószínű, hogy nem 20-30 vagy még több főre van tervezve. Gondoskodni kell egy olyan helyiségről, gardróbról ahol kulturáltan lehet tárolni a vendégek kabátjait. Az érkező vendég számára ez első benyomás, fontos!

További szempontok melyen végig haladva egy jó rendezvény hozható létre.

Ellenőrzés, egy héttel a rendezvény előtt újra ellenőrizni mindent, a résztvevőktől a beszállítókig. Ha szükséges rendezvény forgatókönyv készítése is segítség lehet. És végül a szervező Érkezzen, időben!

HOL CSÚSZHAT EL EGY RENDEZVÉNY…elcsúszhat IGEN!

Hasznos lehet mások tapasztalatait is meghallgatni, vagy ha a rendezvény jelleg indokolja profi szakemberek segítségét kérni.

Kapcsolódó cikkek:

Hibák rendezvényszervezés közben

rendezvényszervezés

Mikor nem tud már egy rendezvényszervező sem segíteni ?

Amikor előre látható a rövid felkészülési idő,
Irreális igények merülnek fel,
Amikor látható, hogy az elvárások messze túlhaladják a büdzsét,Amikor a már előre kiválasztott helyszín nem alkalmas a rendezvény biztonságos megrendezésére,


Tudatosan – Bölcsen kell választani
Mindannyian tudjuk, hogy minden részlet számít, ezért nagyon fontos, hogy tudatosan válasszuk ki, hogy melyik részletre fordítsunk nagyobb figyelmet és mire költhetünk picit, kevesebbet.  Az viszont egyáltalán nem mindegy, milyen színvonalon tesszük ezt!

Milyen hibákat követhetnek el a rendezvényszervezés során?

Rosszul tervezett költségvetés,
VIP vendégek, protokoll hiánya,
Jogszabályok NEM ismerete,
Felkészülés a váratlanra, pl. időjárás,
Ha a fő előadó nem érkezik meg…vagy késik a konyha?
A megrendelő az utolsó utáni pillanatban kitalál egy olyan irreális módosítást, ami miatt az egész forgatókönyvet át kell írni és egyszerre értesíteni az összes szolgáltatót.
IDŐ hiány!