Élményalapú családi nap extrém hőségben – Morgan Materials Hungary

Célkitűzés
A Morgan Materials Hungary megbízásából olyan családi napot szerveztünk, amely nemcsak szórakoztató és közösségépítő élményt nyújtott, hanem biztonságos és komfortos környezetet teremtett minden korosztály számára – még a nyár legforróbb napján is.

Kihívás:
A rendezvény napjára 36°C-os hőmérséklet és magas UV-index volt előrejelzéseken, ami komoly egészségügyi kockázatot jelentett különösen a gyermekek és idősebb vendégek számára. A hőségre való felkészülés nem volt része az eredeti tervnek – az időjárási fordulat miatt egyetlen éjszaka alatt kellett kidolgoznunk és kiviteleznünk a szükséges védelmi intézkedéseket.

Éjszakai krízismenedzsment és gyors reagálás
Proaktív intézkedések: A szervezőcsapat az éjszaka folyamán újratervezte a helyszíni infrastruktúrát, beszerezte a szükséges eszközöket, és átszervezte a programokat.

Egészségvédelmi megoldások:

Több száz előre behűtött frissítő törölközőt készítettünk elő, amelyeket folyamatosan újratöltöttünk a rendezvény ideje alatt. Ez mellett nagy mennyiségű naptejet szereztünk be, amit a vendégek számára ingyenesen biztosítottunk.

Vendégélmény és biztonság
A vendégek – különösen a kisgyermekes családok – pozitívan értékelték a gondoskodást és a figyelmet.  A rendezvény során nem történt napszúrás vagy hőguta, ami a gyors és szakszerű intézkedéseknek volt köszönhető. Mobil klímákat és ventilátorokat állítottunk be, melyek segítették a vendégek komfortját.

Eredmény
A rendezvény példát mutatott arra, hogyan lehet extrém időjárási körülmények között is magas színvonalú, élményalapú eseményt lebonyolítani. A Morgan Materials Hungary munkatársai és családtagjaik számára maradandó, pozitív élményt nyújtottunk – miközben a biztonságot és komfortot egy pillanatra sem veszélyeztettük. A biztonsági és egészségügyi protokollt ügyfelünk elismeréssel fogadta.

Alapkőletétel egy építési területen –
Samsung SDI akkumulátorgyár

Háttér
A Samsung SDI új akkumulátorgyárának alapkőletételi ünnepsége kiemelt jelentőségű esemény volt, amelyen magas rangú vállalati és kormányzati szereplők vettek részt. A rendezvény célja az volt, hogy méltó módon kommunikálja a beruházás stratégiai fontosságát és jövőbe mutató szerepét.

Terepviszonyok és logisztikai kihívások
Építési terület: A helyszín egy aktív építési zóna volt, ahol a rendezvényt megelőző napon még nem létezett út. A reggeli órákra ideiglenes útburkolatot kellett kialakítani, hogy biztosítsuk a vendégek és technikai személyzet biztonságos közlekedését.

Folyamatos gépi mozgás: A munkagépek folyamatos jelenléte miatt a helyszíni koordináció extrém pontosságot igényelt. A vendégek útvonalát és a technikai stáb mozgását úgy kellett megtervezni, hogy elkerüljük az aktív munkaterületeket.

Biztonságtechnikai intézkedések: Külön biztonsági protokollokat vezettünk be, ideértve a gépkezelőkkel való rádiós kapcsolatot, a mozgásirányító személyzetet és a vendégek kísérését a kijelölt zónákban.

Időjárási viszontagságok
Építési napon: Rekkenő hőség uralkodott, ami megnehezítette a technikai előkészületeket, különösen a sátrak, színpad és installációk felállítását.

Rendezvény napján: Orkán erejű szél és eső csapott le a helyszínre. A viharos időjárás miatt:

Meg kellett erősíteni a sátrak és installációk rögzítését.

Alternatív fedett útvonalakat alakítottunk ki a vendégek számára.

A hang- és fénytechnikai eszközöket vízálló burkolattal láttuk el, és tartalék áramforrásokat biztosítottunk.

További nehézségek az alapkőletétel megszervezése során

Folyamatosan változó megrendelői igények
A programterv, a vendéglista és a vizuális elemek többször módosultak, gyakran az utolsó pillanatban.

Ez nemcsak a kreatív koncepció újratervezését, hanem a technikai és logisztikai megvalósítás átszervezését is megkövetelte.

Időnyomás
A rendelkezésre álló idő rendkívül szűk volt: a tényleges rendezvényszervezésre 3 hét állt rendelkezésünkre. Az előkészítési munkafolyamatokat össze kellett hangolni az építkezés ütemtervével, ami szigorú időablakokat jelentett.

Protokolláris elvárások
A magas rangú vendégek fogadása külön protokollt igényelt: biztonsági ellenőrzés, VIP parkolás, személyes kíséret, tolmácsolás, privát catering biztosítása.

A vendégek érkezésének időzítése és mozgásuk koordinálása precíz tervezést igényelt, különösen a nehéz terepviszonyok mellett.

Kommunikáció az alvállalkozókkal
Az állandóan változó megrendelői igényeket a gyors információáramlás érdekében külön koordinációs csatornákat hoztunk létre (pl. rádiós kapcsolat, élő csoportos chat).

Szervezési megoldások
Rugalmasság és gyors reagálás: A megrendelői igények óráról órára változtak, így a projektmenedzsment csapat folyamatosan újratervezte a programot, a vendégfogadást és a vizuális elemeket.

Vizuális koncepció: Az építési terület monumentális hangulatát kihasználva olyan látványvilágot alakítottunk ki, amely erőteljesen közvetítette a beruházás technológiai és gazdasági jelentőségét. Ezt úgy kellett megalkotnunk, hogy ne csak esztétikus, hanem funkcionális és biztonságos is legyen. Ezeket a dekorációs elemeket úgy kellett rögzíteni, hogy ellenálljanak a szélsőséges időjárásnak.

Protokoll és vendégélmény: A VIP vendégek számára külön beléptetési pontot, fedett várakozóteret és személyes kíséretet biztosítottunk, hogy a nehéz körülmények ellenére is zökkenőmentes élményben legyen részük.

Eredmény
A rendezvény – minden nehézség ellenére – sikeresen lezajlott. A vendégek biztonságban és komfortosan érezték magukat, a médiaanyagok látványosak lettek, és a projekt megkapta azt a figyelmet, amit stratégiai jelentősége megérdemelt.